为了规范协会档案管理工作，确保档案资料的安全性、完整性和可追溯性，特制定本制度。本制度适用于协会内部所有与档案管理相关的活动。

一、档案管理范围

1. 文件归档：包括协会日常运营中产生的各类文件、报告、会议记录、财务报表等。

2. 项目档案：涉及协会开展的各项公益活动、项目合作、捐赠记录等。

3. 人事档案：包含员工及志愿者的基本信息、工作表现、培训记录等。

4. 其他重要文档：如协会章程、规章制度、法律文件等。

二、档案收集与整理

1. 及时收集：各部门需在活动结束后或事项完成后一周内将相关文件提交至档案管理部门。

2. 分类整理：按照档案类型进行分类，并编制详细的目录清单，便于日后查阅。

3. 数字化处理：对重要的纸质档案进行扫描存档，形成电子版备份。

三、档案保管

1. 安全存放：档案应存放在专用档案柜中，并定期检查环境湿度、温度是否适宜。

2. 权限控制：非相关人员不得随意查阅档案，确需查阅时须经主管领导批准。

3. 定期盘点：每半年对档案进行一次全面盘点，确保无遗失或损坏现象。

四、档案利用

1. 合理使用：档案主要用于支持决策、总结经验以及对外展示等工作。

2. 信息保密：任何涉及敏感信息的内容都必须严格保密，不得外泄。

3. 更新维护：根据实际情况不断更新档案内容，保持其时效性和准确性。

五、责任分工

1. 档案管理员职责：负责日常档案管理工作，包括接收、整理、存储和提供查询服务。

2. 部门负责人职责：监督本部门档案工作的执行情况，确保按时完成任务。

3. 全体成员义务：积极参与配合档案管理工作，共同维护协会档案资源。

通过以上措施，我们期望能够建立起一套科学合理的档案管理体系，为协会的发展提供强有力的支持。希望每位成员都能够认识到档案管理的重要性，并积极投入到这项工作中来。

本制度自发布之日起施行，请大家严格遵守相关规定。如有疑问或建议，请随时向档案管理部门反馈。让我们携手努力，共同推动协会档案管理工作迈上新台阶！